In questa situazione di emergenza sanitaria la comunicazione con i professori si svolge tutta tramite le mail, non essendoci più l’opportunità di andare al classico ricevimento in presenza. Come mai prima d’ora diventa necessario dunque saper scrivere una buona mail. In Università i motivi per scrivere ad un professore possono essere diversi: magari abbiamo bisogno di un chiarimento sui testi d’esame, oppure dobbiamo accertarci di essere stati inseriti correttamente nella lista dei partecipanti al laboratorio. La mail universitaria più importate, però, è sicuramente quella di richiesta della Tesi. Ovvero quella che si manda ad un professore, a nostra scelta, per chiedergli di essere il nostro relatore/relatrice per la Tesi di Laurea.
In questo articolo andremo a vedere insieme come scrivere una mail al professore universitario, le espressioni da evitare e quelle invece più appropriate, mostrando anche un esempio di mail efficace, e come elaborarne una per la richiesta tesi.
Come scrivere una mail ad un professore
Vediamo insieme i vari passaggi e le principali caratteristiche che non devono mai mancare nel testo di una mail universitaria. Ma, prima di iniziare, ecco due cose importanti da tenere a mente:
- Scrivi sempre dal tuo indirizzo email istituzionale, che viene assegnato ad ogni studente dopo la sua immatricolazione.
- Non ti dimenticare di scrivere l’oggetto della tua mail. Poche parole che riassumano il contenuto del testo che stai per andare a scrivere, una specie di titolo insomma. Es: “richiesta informazioni tesi”; “iscrizione laboratorio”. (Piccolo trucchetto: scrivi l’oggetto TUTTO IN MAIUSCOLO, così da attirare l’attenzione visiva del professore tra le mille altre email che riceve).
Come iniziare una mail
Ti consiglio di iniziare l’email con un aggettivo di circostanza, una classica formula che esprima cordialità e formalità, per esempio: “egregio“, oppure “gentile“, seguito dal titolo del destinatario del messaggio, in questo caso il tuo professore quindi “Professor” o anche l’abbreviazione “Prof.” va bene. Mi raccomando la P in maiuscolo! A questo punto scrivi nome e cognome del professore, o anche solo il cognome, metti una virgola e vai a capo.
“Egregio Prof. Mario Rossi,”
Se è la prima volta che scrivi a quel docente, identificati con il tuo nome e cognome, trascrivi quando hai frequentato il corso del professore in questione e a che Corso di Laurea sei iscritto. Ora non dilungarti troppo e vai dritto al punto, spiegando il motivo della tua mail. Se vuoi imparare come scrivere una mail ad un professore, ricorda che il rapporto con i professori non è confidenziale, ma professionale, quindi usa un linguaggio formale, semplice e dai sempre del lei (“le chiedo”, “la ringrazio”).
Come concludere una mail
Una volta avanzate le tue richieste via email, dovrai fare in modo di chiuderla adeguatamente. Quindi, metti un punto e vai a capo. Anche qui ci sono dei saluti standard che puoi utilizzare come ad esempio: “Cordiali saluti” o “Distinti saluti“. Prima potresti anche aggiungere frasi come “in attesa di un suo gentile riscontro”, oppure “in attesa di sue”, in modo da completare il tutto e sollecitare il professore ad una risposta in tempi brevi.
Fatto questo devi firmarti. Vai a capo e scrivi il tuo nome e cognome. Non inviare subito la mail, adesso arriva il passaggio più importante di tutti: devi rileggere tutto per controllare eventuali errori grammaticali. In questa guida su come scrivere una mail ad un professore, ti diamo un piccolo trucco infallibile: leggi la tua mail al contrario, ovvero parti dall’ultima parola e continua a leggere verso sinistra. In questo modo non potrai seguire il senso del discorso, ma sarai concentrato esclusivamente sulle singole parole e sarà più facile scovare gli errori ortografici.
Come scrivere mail alla Segreteria
Prima di spiegarti come scrivere una mail alla Segreteria, è bene che tu sappia che esistono numerosi uffici in ogni università. Ciascuno di essi ha delle mansioni ben precise, che ti specifichiamo in questo articolo sugli uffici di ateneo.
La mail che riscontri sulla pagina ufficiale dei contatti di Ateneo potrebbe essere, ad esempio: segreteria.studenti@università.it
O, in caso contrario, potrebbe esserci il nome del segretario/segretaria: mario.rossi@università.it.
In base a ciò, quando all’inizio della mail devi salutare, invece del classico “Buongiorno”/”Salve” potresti, nel primo caso salutare con: “A chi di competenza”, che è un saluto formale, ma generico. Se invece hai il nome della persona a cui stai scrivendo, potresti salutare con: “Gentile dott. Rossi“.
Quando ti presenti, ti consiglio di inserire anche il tuo numero di matricola, così da essere identificato subito, per ogni tipo di questione burocratica. Se hai bisogno di informazioni, di prendere appuntamento, o di risolvere un qualsiasi tipo di problema, potresti usare rispettivamente queste formule:
“Le scrivo in quanto avrei bisogno di sapere…”
“Vorrei concordare un appuntamento presso il suo ufficio…”
“Avrei bisogno di aiuto circa…”
Quando hai esposto il tuo problema o altro, ricordati sempre di ringraziare per la disponibilità e l’attenzione. Concludi con: “Attendo sue notizie“, oppure: “Attendo un suo gentile riscontro“.
Come scrivere una mail per chiedere la Tesi
Forse questa è l’email più importante che manderai durante tutto il tuo percorso di studi, ed è anche quella che mette più ansia. Quando ti mancano pochi esami alla Laurea devi iniziare a pensare all’oggetto della tua Tesi, basandoti sui tuoi interessi, le tue conoscenze, e magari prendendo spunto da un corso che hai seguito. Informati sulla disponibilità dei professori che ti interesserebbe avere come relatori. Attenzione, ne devi scegliere uno. Questo professore sarà il tuo relatore, ovvero colui che ti seguirà e ti aiuterà nella stesura della Tesi. Una volta scelto il professore, in base alla sua disponibilità e la sua materia, dovrai inviargli una mail per chiedergli se è disponibile. Tutto questo va fatto entro i 6 mesi prima della tua sessione di Laurea, in base al regolamento di Ateneo.
I passi da seguire sono gli stessi che hai letto sopra. L’oggetto della mail sarà: “Richiesta Tesi di Laurea“.
Saluta il professore in modo formale, presentati e indica quando hai frequentato il corso della sua materia. Descrivi a grandi linee l’idea della tua Tesi e spiega come e perché è legata alla sua materia, come ti ha ispirato e il motivo per cui lo hai scelto. Indica anche quando, orientativamente, intendi laurearti e chiedi la sua disponibilità ad essere il tuo relatore. Ringrazia: puoi usare un’espressione come “la ringrazio anticipatamente“, firmati e invia la tua email.
Esempio di Richiesta Tesi
Egregio Professor Mario Rossi,
Sono *nome e cognome*, iscritta al Corso di Laurea *nome del corso di laurea* e ho frequentato il suo corso *nome della materia* lo scorso semestre. Gli argomenti trattati mi hanno colpito ed interessato molto, tanto che mi hanno portata a sviluppare un’idea per la mia Tesi di Laurea. L’argomento che vorrei trattare è infatti * spiega l’argomento e il tuo progetto*.
Mi mancano *numero* esami alla Laurea, che dovrei conseguire nella sessione *scrivi quale sessione e di che anno*. Sarei felice/onorata che lei fosse il mio relatore per la Tesi che vorrei incentrare appunto su *argomento scelto*.
La ringrazio anticipatamente,
In attesa di sue,
Cordiali Saluti,
*tuo nome e cognome*
Con questo articolo speriamo di averti insegnato come scrivere una mail ad un professore. Se sei una matricola e sei all’inizio del tuo percorso universitario, non perderti anche quest’altra guida su come affrontare il primo anno di Università!
